SPLASH BILDUNG
Kilanka-Anleitung für Schulbegleiter:innen
🦉

Kilanka-Anleitung

Alles, was du für den Start brauchst — erst der Überblick, dann jedes Thema Schritt für Schritt.

🚀 SchnellstartEinmal alles im Überblick · 3 Min›
Kapitel — Schritt für Schritt
🔑Anmelden & einrichten5 Schritte · 3 Min›⏱Stunden eintragen6 Schritte · 3 Min›✍️Unterschrift holen4 Schritte · 2 Min›📝Jeden Tag dokumentieren2 Schritte · 2 Min›🧒Schützling ist abwesend4 Schritte · 2 Min›🤒Du selbst bist krank5 Schritte · 2 Min›
Hilf uns, besser zu werden
💬 Feedback gebenWas sollten wir besser erklären?›

Fragen? Antworte einfach auf deine Willkommens-Mail.

Dein Feedback

Was war unklar, was fehlt, was sollten wir besser erklären? Jede Rückmeldung hilft — auch eine kurze.

Ohne Namen ist deine Rückmeldung anonym. Wir speichern nur deinen Text — keine Adresse, keine Auswertung, wer wann liest.

📱

Der Schnellstart

Einmal alles im Überblick — in 3 Minuten. Für die Details gibt es danach die Kapitel: dort ist jeder Ablauf Schritt für Schritt mit roten Markierungen erklärt.

1 · Anmelden

App „Kilanka App v2“ laden — App Store · Google Play.
Einrichtung: splash-bildung (ohne .de) · Benutzer: vorname.nachname · Passwort: aus deiner Willkommens-Mail.

2 · PIN festlegen

Beim ersten Start eine 6-stellige PIN wählen — damit entsperrst du die App künftig.

3 · Das Menü

Über ☰: Kalender (Termine) und Klienten (dein Schützling).

4 · Dein Schützling

Bei deinem Schützling: Maßnahme, Einsatzort und die Knöpfe Zeiterfassung, Dokumentation, + An-/Abwesenheit.

5 · Stunden eintragen

Deine Einsätze stehen schon im Kalender: Termin antippen → „Leistung buchen“.

6 · Prüfen & ergänzen

Alles ist vorbelegt — nur Einsatzort wählen und ggf. Zeiten anpassen.

7 · Kommentar & speichern

Im Kommentar erklärst du Zeit-Abweichungen (z. B. Hitzefrei) — nicht, wie es deinem Schützling ging. Dann oben rechts ✓.

8 · Deine Einträge

Stift = noch nicht unterschrieben · grüner Haken = unterschrieben.

9 · Unterschrift holen

„Unterschr. Lehrer“: Die Lehrkraft unterschreibt alle offenen Tage gesammelt auf deinem Handy.

10 · Jeden Tag dokumentieren

Pflicht an jedem Betreuungstag: Dokumentation öffnen und kurz festhalten, wie der Tag war.

11 · Dein Schützling fehlt?

Kurzfristig (heute krank, früher abgeholt): Tag normal als Leistung buchen, im Kommentar Uhrzeit + „kurzfristiger Ausfall Kind“ + Grund.
Vorher bekannt (Klassenfahrt, Kur, Termin): beim Schützling + An-/Abwesenheit, Von/Bis, Grund, speichern.

🤒

12 · Du bist krank?

Zuerst früh morgens anrufen — dann in der App: Kalender → + → Abwesenheit beantragen, Grund „Krank“.

💙

Geschafft!

Für die Details: unten „Übersicht“ — dort findest du jedes Thema als eigenes Kapitel, Schritt für Schritt erklärt.

Was war unklar? Sag uns kurz, was wir besser erklären sollten →

Alle Bilder aus einem Muster-Account.

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Schritt 1 · App installieren

Lade die Kilanka App v2 (Kilanka GmbH) — direkt hier:

Laden imApp StoreJetzt beiGoogle Play
Achte auf das grüne Kilanka-Logo und den Zusatz „v2“ — es gibt auch ältere Apps von Kilanka.

Schritt 2 · Zugangsdaten eintragen

Öffne die App und fülle die rot markierten Felder aus:
Einrichtung: splash-bildung
Benutzer: vorname.nachname — klein geschrieben, Umlaute ausgeschrieben (ö → oe)
Passwort: aus deiner Willkommens-Mail — genau so, inklusive Sonderzeichen.
⚠️ Häufiger Fehler: Die Einrichtung heißt splash-bildung — ohne .de am Ende.

Schritt 3 · Anmelden

Tippe auf → Login (rot markiert). Klappt es nicht: Prüfe zuerst die Einrichtung (splash-bildung) und ob im Benutzernamen ein Tippfehler steckt. Hilft das nicht, antworte auf deine Willkommens-Mail.

Schritt 4 · PIN festlegen

Denk dir eine 6-stellige PIN aus und tippe sie ein, danach auf den grünen Haken (rot markiert). Die PIN bestätigst du einmal — mit ihr entsperrst du die App ab jetzt. Merk sie dir gut! In den Einstellungen kannst du zusätzlich Face ID einschalten.

Schritt 5 · Das Menü kennenlernen

Über ☰ oben links öffnest du das Menü. Für dich wichtig sind nur die zwei rot markierten Punkte: Kalender (deine Termine und Einträge) und Klienten (dein Schützling). Den Rest brauchst du im Alltag nicht.

Alles verstanden? Falls etwas unklar blieb: kurz Bescheid geben →

Schritt 1 · Deine geplanten Einsätze

Öffne den Kalender. Deine Einsätze stehen dort schon drin (rot markiert) — Tag für Tag, mit Uhrzeit. Du musst nichts selbst anlegen.

Schritt 2 · Termin antippen → „Leistung buchen“

Tippe den Tag an, den du buchen willst. Es öffnet sich die Planung mit Maßnahme, Zeit und deinem Namen. Unten tippst du auf „Leistung buchen“ (rot markiert) — das ist dein schnellster Weg.

Schritt 3 · Nur noch Einsatzort prüfen

Alles ist schon ausgefüllt: Klient, Beginn, Ende, Leistung und Stunden. Ergänze nur den Einsatzort (rot markiert) — meist deine Schule.
Hat sich die Zeit geändert (früher Schluss, später angefangen), korrigiere Beginn/Ende einfach hier.

Randzeit buchst du getrennt. Die Minuten vor und nach dem Unterricht — Ankommen, Frühaufsicht, Einlass, Übergabe, der begleitete Weg zum Bus oder zu den Eltern — sind eine eigene Zeitart. Steht dafür ein eigener Termin „Randzeit …“ in deinem Kalender, tippe ihn einzeln an und buche ihn wie jeden anderen Termin. Er ist schon richtig hinterlegt, du musst nichts auswählen. Bitte nicht die Randzeit an den Schul-Termin anhängen, indem du dort früher beginnst oder später aufhörst. Getrennt gebucht ist sie sichtbar und wird dem Amt gegenüber ausgewiesen; im Schul-Termin versteckt zählt sie nirgends. Steht kein Randzeit-Termin im Kalender, du begleitest diese Zeit aber regelmäßig — sag uns kurz Bescheid, dann richten wir ihn ein. Und falls du dich fragst, warum zwei Einträge statt einem: Die Randzeit wird getrennt abgerechnet, deshalb braucht sie einen eigenen Eintrag — inhaltlich ändert sich für dich nichts.

Schritt 4 · Kommentar & speichern

Im Kommentar erklärst du Abweichungen bei der Zeit — z. B. „Heute war hitzefrei, daher schon 13:00 Uhr Schluss“. Dann oben rechts der Haken ✓ (rot markiert).
Wie es deinem Schützling ging, gehört nicht hierher, sondern in die Dokumentation.

Schritt 5 · Kontrolle

Unter Klienten → Zeiterfassung siehst du alle Tage. Der Stift (rot markiert) heißt: gebucht, aber noch nicht unterschrieben. Ein grüner Haken heißt: fertig.

Schritt 6 · Falls kein Termin geplant war

Du musst nicht aus dem Plan buchen. Wenn im Kalender nichts steht, der Tag fehlt oder du zusätzlich im Einsatz warst, trägst du die Zeit einfach selbst ein: Kalender → + → „Klientenleistung erfassen“ (rot markiert), dann Klient, Datum, Beginn, Ende und Einsatzort ausfüllen. Eine Bitte vorweg: Sieht der Kalender leer aus, obwohl du eigentlich Termine hast, melde dich einmal ab und wieder an — manchmal zeigt die App nichts, obwohl der Plan da ist. Steht danach immer noch nichts, buche selbst; sonst steht der Tag am Ende doppelt. Eine selbst erfasste Leistung ist genauso gültig wie eine aus dem Plan — ein leerer Kalender ist also kein Grund, Buchung oder Dokumentation ausfallen zu lassen. Sag uns bitte kurz Bescheid, damit wir nachsehen.

Alles verstanden? Falls etwas unklar blieb: kurz Bescheid geben →

Schritt 1 · Unterschrift starten

Öffne bei deinem Schützling die Zeiterfassung und tippe unten auf „Unterschr. Lehrer“ (rot markiert). Am besten einmal pro Woche, spätestens zum Monatsende — wenn du bei der Lehrkraft bist.

Schritt 2 · Lehrkraft unterschreibt

Oben stehen alle offenen Termine des Monats. Die Lehrkraft unterschreibt mit dem Finger auf der Linie (rot markiert) — danach auf SPEICHERN.

Schritt 3 · Alles grün

Alle unterschriebenen Tage haben jetzt einen grünen Haken (rot markiert) — fertig! 👏

Wichtig · Nachträglich ändern

Willst du einen bereits unterschriebenen Tag korrigieren, warnt dich die App: Die Unterschrift wird dadurch zurückgesetzt. Der Tag muss dann erneut unterschrieben werden. Deshalb: lieber vor der Unterschrift sorgfältig prüfen.

Alles verstanden? Falls etwas unklar blieb: kurz Bescheid geben →

Schritt 1 · Aus der Leistung heraus

Der kürzeste Weg führt über die Leistung, die du gerade gebucht hast: Termin im Kalender antippen → Leistung buchen → unten auf Dokumentieren (rosa markiert). Das Buchen selbst steht in Kapitel 2. Das gehört zu jedem Betreuungstag dazu — es ist Teil deiner Arbeit und Grundlage für die Berichte ans Amt. Stand für den Tag kein Termin im Kalender, geht es genauso über Klienten → dein Kind → Dokumentation → +. Die Dokumentation hängt nicht daran, ob der Tag geplant war.

Schritt 2 · Textbausteine öffnen

Seit dem 24.09.2026 schreibst du nicht mehr frei, sondern füllst ein festes Raster aus. Tippe dafür links neben dem Feld Bericht auf das Symbol für die Textbausteine (rot markiert).

Schritt 3 · „Tägliche Leistungsdoku“ wählen

Wähle den Baustein Tägliche Leistungsdoku aus (rot markiert). Erscheint in der Handy-App noch der alte Text, schließe die App einmal ganz und öffne sie neu.

Schritt 4 · Ausfüllen & speichern

Das Raster hat drei Teile: 1. Tagesverlauf — ankreuzen mit X, was zutrifft. 2. Herausforderungen — gab es eine Situation, die für den Unterstützungsbedarf wichtig war? Wenn ja, kurz nach dem Schema Situation / Beobachtung / Unterstützung / Wirkung. 3. Fortschritte — gab es heute Fortschritte zu den vereinbarten Zielen?
Speichern mit dem Haken ✓ oben rechts (rot markiert).
Wenn du vor allem medizinisch begleitest (zum Beispiel ein Kind mit Diabetes), gilt das Raster in dieser Form nicht: Kreuze bei ruhigem Verlauf „unauffälliger Verlauf" an und schreibe nur dann mehr, wenn es Komplikationen gab (Entscheid Susanne, 25.09.2026).
Der Kommentar in der Zeiterfassung ersetzt die Doku nicht — dort geht es nur um Zeiten.

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Schritt 1 · Kurzfristig oder angekündigt?

Fällt dein Schützling kurzfristig aus (heute krank gemeldet, früher abgeholt, Hitzefrei), trägst du keine Abwesenheit ein. Du buchst den Tag ganz normal als Leistung wie geplant (Kapitel „Stunden eintragen“) und schreibst in den Kommentar drei Dinge: die Uhrzeit, ab der das Kind fehlte, den Wortlaut „kurzfristiger Ausfall Kind“ und den Grund. Das Amt zahlt diese Zeit, und dein Stundenkonto bleibt neutral.

Ist das Fehlen vorher bekannt (Klassenfahrt, Kur, Termin, Schließzeiten von Hort oder Kita – alles mit mindestens einem Tag Vorlauf), trägst du eine Abwesenheit ein: Öffne deinen Schützling unter Klienten und tippe auf + An-/Abwesenheit (rot markiert). Bitte gleich eintragen, sobald du es weißt — dann stimmen Planung und Abrechnung.

Schritt 2 · Zeitraum wählen

Stelle Von und Bis ein (rot markiert) — für einen einzelnen Tag beides auf denselben Tag. Das Feld „Liste“ oben ist schon richtig vorausgewählt.

Schritt 3 · Grund auswählen

Tippe auf Grund — es erscheint die Liste. Für jeden Fall gibt es einen Eintrag: Schützling: Krank (rot markiert), Klassenfahrt, Kur, Termin, Brückentag, Schließzeiten Hort/Kita und weitere. Wähle den passenden.
„Schützling: Krank“ ist für eine längere, angekündigte Krankheit. Ein einzelner kurzfristiger Krankheitstag wird als Leistung gebucht (Schritt 1).

Schritt 4 · Speichern

Oben rechts auf den Haken ✓ (rot markiert) — fertig. Die Abwesenheit erscheint jetzt bei deinem Schützling und in deinem Kalender.
An solchen angekündigten Abwesenheitstagen trägst du keine Stunden für deinen Schützling ein — anders als beim kurzfristigen Ausfall (Schritt 1), der als Leistung gebucht wird.

Alles verstanden? Falls etwas unklar blieb: kurz Bescheid geben →

1️⃣

Schritt 1 · Eltern und Einrichtung Bescheid sagen

Melde dich früh morgens zuerst bei den Eltern und in der Einrichtung (Schule oder Kita). Die müssen als Erste wissen, dass du heute ausfällst — dort wird der Tag ohne dich geplant.

2️⃣

Schritt 2 · E-Mail an das Büro

Schick eine kurze Mail an hr@splash-bildung.de — Name, Datum und ab wann du voraussichtlich ausfällst. Mehr braucht es nicht.
Die Krankschreibung vom Arzt geht ebenfalls dorthin.

Schritt 3 · In Kilanka eintragen

Danach in der App: Kalender → + → „Abwesenheit beantragen“ (rot markiert).

Schritt 4 · Art auswählen

Tippe auf Art und wähle:
Krank (rot markiert) = du selbst bist krank
Kind krank = dein eigenes Kind ist krank
Urlaub · Fortbildung
Fehlt dein Schützling, gehört das nicht hierher, sondern an den Schützling — siehe Kapitel „Schützling ist abwesend“.

Schritt 5 · Zeitraum & absenden

Trage Beginn und Ende ein und speichere mit dem Haken ✓. Dein Antrag geht als Anfrage an die Koordination — fertig.

Alles verstanden? Falls etwas unklar blieb: kurz Bescheid geben →